Conservazione documenti su Vexilo

Cosa è conservato a norma

Le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SDI (Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate) sono conservate a norma DM 17/06/2014 tramite il provider AgID accreditato integrato nel servizio di fatturazione Vexilo. Questo comprende:

Fatture di vendita (TD01) e fatture di acquisto
Note di credito emesse e ricevute (TD04)
Autofatture (TD16, TD17, TD18, TD20)
Fatture differite (TD24)

Per questi documenti vale a tutti gli effetti la conservazione sostitutiva: l'originale digitale conservato è opponibile a terzi e all'Agenzia delle Entrate.

Cosa è archiviato per 10 anni ma non a norma

Gli altri documenti del tuo gestionale ERP sono salvati su Google Cloud Storage europeo per 10 anni con segregazione logica per organizzazione (ogni file è prefissato dal tuo tenant_id e il livello applicativo + storage verifica l'isolamento in difesa in profondità). Vexilo Archive Service non è certificato AgID v1: la certificazione è un'evoluzione pianificata. Documenti in questa categoria:

DDT (documenti di trasporto)
Preventivi, ordini cliente e ordini fornitore
Ricevute di cortesia (non fiscali)
Note spese, ricevute, scontrini caricati come allegati
PDF generati dei documenti gestionali (anche delle fatture, in parallelo all'originale a norma)

Per la conservazione a norma di questi documenti, sotto la propria responsabilità il cliente può adottare un servizio di conservazione sostitutiva esterno.

Cancellazione e portabilità

Su richiesta esplicita (GDPR art. 17 — diritto all'oblio) Vexilo cancella i tuoi documenti dall'archivio decennale prima della scadenza naturale. La cancellazione non si applica ai documenti conservati a norma (fatture elettroniche), che restano nel provider AgID per il periodo prescritto.

Dove sono fisicamente i dati

Datacenter Google Cloud zona europe-west1 (Belgio). Replica regionale automatica. Cifratura at-rest gestita da Google con chiavi customer-managed (CMEK) in roadmap v1.1.